Come organizzare il lavoro in modo fluido

Lavorare non è mai un compito svolto in solitudine. Anche il più solitario artigiano o professionista freelance mette in conto che dovrà rapportarsi come minimo con clienti e fornitori. Quando poi ci confrontiamo con il lavoro di squadra di un’azienda, la questione “organizzazione del lavoro” diventa di primaria importanza se vuoi procedere velocemente e senza errori verso la soddisfazione del cliente.

Organizzare il lavoro in modo fluido diventa allora l’obiettivo di ciascun lavoratore e dell’azienda nel suo complesso. Non sempre le cose vanno nella maniera migliore però, perchè qualsiasi organigramma, con la sua divisione dei compiti elaborata su carta, si deve confrontare con la realtà del lavoro di gruppo svolto giorno per giorno.

Il livello di specializzazione dei singoli componenti del team e la tendenza di ciascuno a voler svolgere in velocità e autonomia il proprio compito, può in alcuni casi produrre incomprensioni nel lavoro di squadra.

Escludendo quei comportamenti del tutto privi di spirito di collaborazione che pure si verificano di tanto in tanto tra colleghi, i problemi principali che si possono verificare sono:

  • sottovalutazione della fase preliminare di condivisione del task
  • sottovalutazione della necessità di confrontarsi in corso d’opera

 

Il motivo per cui si ricade in questi errori è la mancanza di tempo cronica che spesso si vive in azienda ma il rimedio, cioè sottrarre il tempo alla comunicazione prima e durante il lavoro può causare perdite di tempo anche maggiori, per via di errori di lavorazione a catena, che oltretutto producono stress e frustrazione sul luogo di lavoro.

Il rimedio è unico in questi casi: condividere informazioni in maniera diffusa e continuativa nel gruppo di lavoro. Per condividere efficacemente informazioni è necessario escludere due atteggiamenti molto diffusi nel proprio modo di operare:

  • timore di fare domande ed essere etichettato come quello che crea problemi
  • timore di spiegare troppo ed essere etichettato come quello che è prolisso e puntiglioso

Come leader della tua azienda hai insomma costantemente il compito di monitorare e migliorare la qualità dei processi di comunicazione, sia quelli di gruppo sia quelli one to one (senza eccessive burocratizzazione delle procedure).

In altre parole, l’unica strada è accertarsi continuamente che non ci siano ostacoli massicci alla circolazione di informazioni durante i processi di lavorazione. Tutto ciò richiede tempo per osservare e correggere, ma è garanzia di pratiche di lavoro efficaci e di una più rapida soddisfazione del cliente.

Per ricevere altre informazioni e tutte le curiosità sull’argomento, contattaci al nostro numero di telefono +3908118671291 oppure scrivici all’indirizzo di posta elettronica info@oltriamo.com.

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