La riunione: come concretizzare e non perdere tempo

Le riunioni di lavoro sono uno dei momenti in cui in azienda collaboratori e leader percepiscono a volte di perdere tempo. Questo può accadere per due motivi principalmente.

  • la riunione non riguarda direttamente tutte le persone coinvolte
  • la riunione non affronta i temi percepiti come rilevanti dalle persone.

E’ bene precisare che ci sono diverse variabili che hanno un impatto sulle riunioni e sul loro esito: la dimensione del gruppo coinvolto nella riunione e lo stile comunicativo della riunione. Entrambe queste variabili hanno a che fare con il tipo di azienda in cui si opera e con la sua tradizione.

Va ricordato che l’azienda pur essendo una organizzazione razionale, con uno scopo specifico, dei ruoli e degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo, è comunque il luogo dove persone vivono emozioni, ambizioni, frustrazioni e soddisfazioni. Di conseguenza non si può pretendere che la comunicazione sia dall’alto verso il basso e non preveda momenti di comunicazione orizzontale.

Questa premessa è necessaria perché è proprio un approccio eccessivamente razionalistico nell’organizzazione delle riunioni a produrre effetti indesiderati e perdita di tempo. In altre parole se prevale un approccio verticistico, il cui obiettivo in teoria e la chiarezza e la semplificazione della comunicazione, le riunioni rischiano di diventare routine vuote.

Tutto questo è sicuramente una perdita di tempo che però può essere evitata se l’organizzazione delle riunioni riceve la giusta attenzione.

La riunione aziendale è sicuramente il momento giusto per fare bilanci, comunicare e condividere obiettivi di breve e medio periodo. La leadership deve essere chiara ma questa si alimenta anche con momenti di ascolto dei collaboratori coinvolti.

Ecco un elenco di cose da fare per organizzare e svolgere una buona riunione di lavoro in azienda:

  • nei giorni precedenti, dedicare del tempo all’ascolto informale delle opinioni dei collaboratori sulle priorità da trattare nella riunione, per includere questioni avvertite in maniera diffusa.
  • cominciare sempre sottolineando gli obiettivi della riunione.
  • discutere pochi punti programmati e dedicare parte della riunione all’ascolto pubblico dei collaboratori e delle loro proposte sui temi centrali.
  • chiudere la riunione riassumendo sinteticamente le decisioni emerse e responsabilità assegnate.
  • produrre e diffondere un brevissimo schema scritto che annoti i punti salienti emersi in maniera sintetica.  

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